3 Matrix yang membantu Anda dalam Mengatur Prioritas Kerja agar tidak keteteran

Tidak pernah ada cukup waktu untuk melakukan semua hal yang ingin Anda lakukan. Ini adalah masalah universal. Dan kita semua menerima kenyataan itu dan hidup dengan kenyataan itu sampai skenario terburuk muncul: tidak ada cukup waktu untuk melakukan semua yang harus Anda lakukan.

Ketika semua yang ada di daftar tugas Anda terasa sangat penting (atau ketika seseorang yang Anda jawab juga merasa demikian), gunakan satu atau beberapa teknik penentuan prioritas berikut ini untuk membantu Anda mengidentifikasi tugas yang paling penting dan menyelesaikannya.

Daftar Isi

Apa yang dimaksud dengan teknik penentuan prioritas?
Apa Itu Matriks Prioritas?

Apa yang dimaksud dengan teknik penentuan prioritas?

Teknik penentuan prioritas membantu Anda membuat keputusan yang tepat mengenai urutan tugas yang harus Anda selesaikan berdasarkan berbagai faktor, seperti tingkat kepentingan dan tanggal tenggatnya. Dengan adanya daftar tugas yang diprioritaskan, Anda memiliki perisai untuk menolak undangan rapat yang tidak perlu dan permintaan di menit-menit terakhir.

Misalnya, saat pemangku kepentingan mendekati rekan tim saya dengan permintaan yang "mendesak", kami akan menunjukkan daftar tugas yang diprioritaskan dan bertanya, "Apa yang harus kita pangkas untuk mengakomodasi permintaan ini?" Setelah melihat pentingnya hal-hal lain dalam daftar tersebut, permintaan yang mendesak sering kali menjadi tidak terlalu mendesak.

Namun, teknik penentuan prioritas tidak hanya terbatas pada mendapatkan kembali kendali atas tugas-tugas di tempat kerja. Teknik ini juga berguna untuk mengelola prioritas yang bersaing dari keluarga, teman, dan bahkan bagian dari otak Anda yang selalu mencari proyek sampingan. Salah satu cara dalam menentukan prioritas yang tepat adalah dengan menggunakan Matriks Prioritas.

Apa Itu Matriks Prioritas?

Dalam bentuknya yang paling sederhana, matriks prioritas, atau matriks prioritas, adalah alat manajemen waktu yang memungkinkan Anda mengetahui tugas apa yang harus difokuskan , tugas apa yang harus didelegasikan , dan tugas apa yang memerlukan sedikit (atau tidak sama sekali!) waktu untuk melakukannya. (Ya, terkadang hal-hal tersebut dapat membantu Anda melepaskan tugas-tugas kecil dan bernilai rendah yang selalu menjadi hal terakhir dalam daftar tugas Anda.)

Dengan menggunakan bagan, mereka meminta Anda untuk menguraikan dengan tepat seberapa penting setiap tugas, yang memberikan gambaran jelas tentang di mana Anda perlu memfokuskan energi Anda ketika Anda memiliki banyak hal di piring Anda.

Mereka dapat digunakan oleh individu yang hanya perlu memahami daftar tugas yang panjang atau sangat banyak, serta oleh tim yang bersiap untuk menangani proyek terperinci.

Teknik matriks prioritas terdiri dari mendistribusikan tugas-tugas Anda ke dalam matriks empat kuadran seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Sumbu x mewakili satu nilai, dan sumbu y mewakili nilai lainnya. Setiap kuadran, kemudian, mewakili prioritas berdasarkan nilai yang ditentukan. Matriks prioritas sendiri terdiri dari berbagai jenis diantaranya:

1. Matriks Eisenhower

Dengan matriks Eisenhower, sumbu x mewakili urgensi sementara sumbu y mewakili kepentingan, sehingga Anda akan mendapatkan kategori berikut ini (dari kiri atas searah jarum jam):

Tugas yang penting namun tidak mendesak adalah prioritas yang lebih rendah yang harus Anda tambahkan ke dalam daftar tugas untuk dikerjakan nanti.
Tugas yang penting dan mendesak adalah prioritas utama Anda.
Tugas yang mendesak namun tidak penting adalah tugas yang harus diselesaikan namun dapat didelegasikan kepada orang lain.
Tugas yang tidak mendesak atau tidak penting mungkin merupakan gangguan yang tidak perlu.

Baca Juga

Untuk menggunakannya, evaluasi setiap tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya, lalu letakkan tugas tersebut di kuadran yang sesuai.

Dengan menempatkan setiap tugas dalam daftar Anda ke dalam kuadran pada Matriks Eisenhower, Anda bisa menentukan apa yang perlu dilakukan sekarang, apa yang bisa Anda simpan untuk nanti, apa yang perlu didelegasikan, dan apa yang bisa Anda coret sama sekali.

2. Matrix Impact effort

Dalam matriks dampak-upaya (Impact effort), sumbu x mewakili dampak, dan sumbu y mewakili usaha. Jadi, Anda akan memiliki matriks dengan kuadran berikut ini (dari kiri atas searah jarum jam):

Upaya tinggi, dampak rendah
Upaya tinggi, dampak tinggi
Upaya rendah, dampak tinggi
Upaya rendah, dampak rendah

Untuk mendistribusikan tugas-tugas Anda dengan tepat, evaluasi seberapa besar usaha yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan dampak yang akan ditimbulkannya. Setiap tugas dalam kuadran Upaya rendah, dampak tinggi adalah prioritas utama Anda, diikuti oleh tugas dalam kuadran Upaya tinggi, dampak tinggi.

Jika Anda memiliki banyak tugas dalam dua kuadran ini, pertimbangkan untuk mengerjakan satu atau dua tugas dari kuadran Low effort, high impact. Rasa pencapaian dari hasil kerja keras Anda dapat memberikan dorongan yang sangat dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas lainnya.

3. Matrix Cost value

Dalam matriks biaya-nilai, sumbu x mewakili biaya, dan sumbu y mewakili nilai, sehingga Anda memiliki pengelompokan sebagai berikut (dari kiri atas searah jarum jam):

Nilai tinggi, biaya rendah
Nilai tinggi, biaya tinggi
Nilai rendah, biaya tinggi
Nilai rendah, biaya rendah

Evaluasi berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan untuk tugas Anda (dalam hal waktu) dan nilai yang akan dihasilkan. Tugas-tugas dalam kuadran Nilai tinggi, biaya rendah adalah kemenangan cepat Anda, sementara tugas-tugas dalam kuadran Nilai rendah, biaya tinggi adalah tugas-tugas yang sebaiknya Anda hindari.

Dengan salah satu model matriks di atas, Anda bisa membuat sketsa di atas kertas atau di spreadsheet. Atau Anda bisa menggunakan aplikasi yang memiliki fitur bawaan untuk membuat matriks prioritas, seperti TickTick.